岗位职责

           

一、综合档案室工作职责

 1．贯彻执行国家和山东省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；          

 2．拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；          

 3．负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；          

 4．编制检索工具，开发档案信息资源；          

 5．编研、出版档案史料，开展档案开放和利用工作；          

 6．组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；          

 7．开展学校档案工作人员的业务培训；          

 8．利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；          

 9．开展档案学术研究和交流活动。          

 10．做好库房的科学管理，确保档案的完整与安全。          

 11．负责全校各单位档案工作的监督、指导和检查。          

 12．完成学校交办的其他工作。          

          

二、综合档案室岗位设置及其职责

（一）主任          

 1．组织贯彻档案管理工作的法规、政策和规定，主持制定本校档案事业发展规划和计划；          

 2．负责综合档案室全面工作的部署、年度档案工作计划的检查和学校档案管理改革；          

 3．统筹档案管理校际协作、学术交流和各级档案学会的活动;                                        

 4．档案管理工作的重要决策以及年度经费预算计划的编制和执行；          

 5．完成学校交办的其他工作。          

          

（二）副主任          

 1．负责综合档案室和省档案局的各类通知的上情下达、下情上传；          

 2．负责各类文件的收发、呈送、传阅、归档工作；          

 3．负责组织综合档案室信息的采集、整理，及综合统计报表上报工作；          

 4．协助本单位领导组织拟订各种规章制度，协调单位的各项工作。以单位的名义发布通知、通告等；          

 5．协助领导组织本单位活动，组织安排有关会议，对重要会议作好记录，形成会议纪要；          

 6．负责本单位办公设备、用品的配置及经费报销工作；          

 7．负责报刊杂志及信件的收发和管理工作；          

 8．负责本单位图书资料的整理、分类、编目、保管与利用；          

 9．负责本单位固定资产的管理；          

 10．完成领导交办的其他各项任务。          

          

（三）收集管理科          

 主要负责各类档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、查询和利用以及库房的日常管理等。具体工作职责如下：          

 1．负责起草档案管理的规章制度、工作计划、报告、总结等；          

 2．负责全校各类进室档案的验收和接收工作，做好验收、清点、登记和交接；          

 3．负责进室档案的整理、分类、编目、消毒和上架工作；          

 4．负责室藏档案的保管、利用及破损档案的修复裱糊工作；          

 5．负责做好本单位内积存文件材料的整理和立卷归档工作；          

 6．负责做好库房防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光及档案的消毒工作；          

 7．负责库房档案的统计工作和保密工作；          

 8．负责综合档案室印章的管理使用，档案材料证明的审查出具，档案库房的卫生、安全、消防管理；          

 9．开展兼职档案人员的培训，对各立卷部门进行业务指导、检查、督促和考核；          

 10．负责档案检索工具的编制工作；          

 11．负责到期档案的鉴定、销毁工作；          

 12．参与档案信息的录入工作；          

 13．负责档案信息的统计工作；          

 14．参加档案学术研究和交流活动；          

 15．完成领导交办的其他各项任务。          

          

（四）编研利用科

 主要负责档案参考资料的编纂和编制，人物、专题档案材料的收集、整理、立卷、编目与利用，宣传教育等。具体工作职责如下：          

 1．负责起草编研工作的规章制度、工作计划、报告、总结；          

 2．负责档案参考资料的编纂和编制；          

 3．负责人物档案材料的收集、整理、立卷、编目与利用；          

 4．负责学校重大活动档案的收集、整理工作；          

 5．负责组织本单位档案学术研究工作；          

 6．负责本单位工作消息稿的撰写、发布和单位网站、微信公众号等内容更新；          

 7．参与档案信息的录入工作；          

 8．参与档案信息的统计工作；          

 9．参加档案学术研究和交流活动；          

 10．完成领导交办的其他各项任务。          

          

（五）信息技术科

 主要负责档案管理系统的开发、维护、培训，档案信息网站、微信公众号及各类档案数据库的建立与维护，单位内有关设备的维护，电子文件网上归档的管理、电子档案的保管与利用，科研类、设备类、声像类、实物类档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、查询和利用等。具体工作职责如下：          

 1．负责起草档案信息技术工作的规章制度、工作计划、报告、总结；          

 2．负责档案管理系统的开发、维护、培训和数据备份工作；          

 3．负责电子文件网上归档工作的技术培训、管理，负责归档电子文件的整理、编目、保管、利用和电子档案的复制工作；          

 4．负责库存纸质档案数字化，实现档案管理信息化。          

 5．负责科研类、设备类、声像类、实物类档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、查询和利用工作。          

 6．负责建立和维护档案信息网站、微信公众号及各类档案数据库；          

 7．负责保障本单位计算机等现代化设备的正常运转；          

 8．负责档案信息的录入工作；          

 9．参与档案信息的统计工作；          

 10．参加档案学术研究和交流活动；          

 11．完成领导交办的其他各项任务。          

          

三、综合档案室人员分工及联系方式

（一）主任          

 姓 名：张卫纲          

 联系电话：0535-6903056                                      

 办公地点：第一教学楼五楼515                                  

 主要职责：主持综合档案室全面工作。          

          

（二）副主任

 姓 名：温振鹏         

 联系电话：0535-6903534                                    

 办公地点：第一教学楼五楼514                              

 主要职责：协助主任做好综合档案室各项工作，重点负责收集管理科和办公室工作；学校党群、行政档案的收集、管理、查询利用等工作。          

          

（三）收集管理科  

 姓 名：陈 霞          

 联系电话：0535-6916887                                    

 办公地点：第一教学楼五楼518                                  

 主要职责：学校基建、出版、外事、财会档案的收集、管理、查询利用等工作；档案信息统计工作；档案设备、用品的购置、管理。          

 姓 名：王英梅          

 联系电话：0535-6903534                                      

 办公地点：第一教学楼五楼515                                  

 主要职责：学校教学（包括成绩单、学历学籍证明）、学生档案的收集、管理、查询利用等工作。          

          

（四）编研利用科

 姓 名：吴修芹          

 联系电话：0535-6916190                                      

 办公地点：第一教学楼五楼514                                  

 主要职责：档案参考资料的编纂工作；人物、专题档案的收集、管理、查询利用工作；宣传教育工作。          

          

（五）信息技术科

 姓 名：王英梅          

 联系电话：0535-6903534                            

 办公地点：第一教学楼五楼515                                  

 主要职责：信息化、数字化工作；科研、设备、声像、实物等档案的收集、管理、查询利用工作；档案库房、单位资产的管理工作；党务工作。