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关于做好2018年度档案归档工作的通知
各部门、各单位：
根据《山东工商学院档案管理办法》规定，我校自4月1日启动2018年度档案归档工作，现将具体事宜通知如下：
一、归档范围
1.各部门、单位各类档案收集归档的具体范围，请按照《山东工商学院各部门、单位归档范围及保管期限表》（参见附件1）执行。
凡2018年1月1日至12月31日所有属于归档范围的各类文件材料都要收集整理归档。
凡2018年以前各部门、单位应归档但未归档的遗留档案材料也一并收集整理归档。
2.收集归档的档案文件材料包括各种形式的载体材料：纸质文件、电子文件、声像载体材料（纸质照片、数码照片、录音、录像及其相配套的文字材料），电子文件和纸质文件同步归档。
3.各部门、单位反映学校历史真实面貌的实物，包括各类奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的有保存价值的纪念品；上级领导、知名人士的题词、字画等；本部门、本单位自设立以来使用过的牌匾、停用的各种印章，都要收集归档。
二、归档要求
1.各部门、单位负责人切实加强对本单位归档工作的管理，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2.凡产生的文件材料涉及多个单位的，由主办单位负责归档，相关单位协助提供材料。
3.重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各单位有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
4.归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。
5.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，做到不缺页、不漏项。
6.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物等；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。
7.涉密与非涉密文件的移交目录应分开填写，其中涉密归档材料的移交目录请用涉密计算机打印或手填送交综合档案室。
三、归档程序
1.归档验收
档案移交时，交接双方当面检查，综合档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档单位按要求整理后，办理移交手续。
2.移交手续
归档单位移交档案材料时必须填写《归档文件移交目录表》及《备考表》，《归档文件移交目录表》及《备考表》审核人一栏需要单位负责人签字。
《归档文件移交目录表》一式2份（见附件2），交接人双方签字，归档单位和综合档案室各留存1份。
3.归档时间
（1）各部门、单位档案移交时间统一规定为4月1日—4月30日。
（2）学籍档案在每学年年度结束后11月底以前归档。
（3）设备档案在设备验收完毕正常投入使用后归档。
（4）财会档案可暂由财务部门保管2年，在会计年度结束后的第3年归档。
（5）声像载体材料在完成制作后3个月内归档。
（6）获得市级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，若本单位利用率高,可在完成实物档案目录移交后，在原单位暂存。
（7）对未按要求归档的单位，学校将按规定进行通报。
4.移交地点：综合档案室（办公楼一楼109室）
联系电话：0535—6903534
附件1：《山东工商学院各部门、单位归档范围及保管期限表》.docx
2019年3月29日
