岗位职责

一．综合档案馆工作职责

1．贯彻执行国家和山东省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；              

2．拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；              

3．负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；              

4．编制检索工具，开发档案信息资源；              

5．编研、出版档案史料，开展档案开放和利用工作；              

6．组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；              

7．开展学校档案工作人员的业务培训；              

8．利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；              

9．开展档案学术研究和交流活动。              

10．做好库房的科学管理，确保档案的完整与安全。

11．负责全校各单位档案工作的监督、指导和检查。

12．负责校史馆建设管理工作。

13．完成学校交办的其他工作。

               

二、综合档案馆岗位设置及其职责

（一）主任              

1．组织贯彻档案管理工作的法规、政策和规定，主持制定本校档案事业发展规划和计划；              

2．负责综合档案馆全面工作的部署、年度档案工作计划的检查和学校档案管理改革；              

3．统筹档案管理校际协作、学术交流和各级档案学会的活动;                                            

4．档案管理工作的重要决策以及年度经费预算计划的编制和执行；              

5．完成学校交办的其他工作。                

               

（二）办公室组          

1．负责综合档案馆和省档案局的各类通知的上情下达、下情上传；              

2．负责各类文件的收发、呈送、传阅、归档工作；              

3．负责组织综合档案馆信息的采集、整理，及综合统计报表上报工作；              

4．协助本单位领导组织拟订各种规章制度，协调单位的各项工作。以单位的名义发布通知、通告等；              

5．协助领导组织本单位活动，组织安排有关会议，对重要会议作好记录，形成会议纪要；              

6．负责本单位办公设备、用品的配置及经费报销工作；              

7．负责报刊杂志及信件的收发和管理工作；              

8．负责本单位图书资料的整理、分类、编目、保管与利用；              

9．负责本单位固定资产的管理；              

10.负责综合档案馆印章的管理使用；      

11.完成领导交办的其他各项任务。                

               

（三）收集管理组              

主要负责各类档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、查询和利用以及库房的日常管理等。具体工作职责如下：              

1．负责起草档案管理的规章制度、工作计划、报告、总结等；              

2．负责全校各类进馆档案的验收和接收工作，做好验收、清点、登记和交接；              

3．负责进馆档案的整理、分类、编目、消毒和上架工作；              

4．负责馆藏档案的保管、利用及破损档案的修复裱糊工作；              

5．负责做好本单位内积存文件材料的整理和立卷归档工作；              

6．负责做好库房防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光及档案的消毒工作；              

7．负责库房档案的统计工作和保密工作；              

8．档案材料证明的审查出具，档案库房的卫生、安全、消防管理；              

9．开展兼职档案人员的培训，对各立卷部门进行业务指导、检查、督促和考核；

10．负责档案检索工具的编制工作；

11．负责到期档案的鉴定、销毁工作；

12．参与档案信息的录入工作；

13．负责档案信息的统计工作；

14．参加档案学术研究和交流活动；

15. 负责馆藏档案查阅利用；

16. 参与校史馆管理；

17.负责全宗卷建设管理；

18.负责库房建设管理；

19．完成领导交办的其他各项任务。

               

（四）编研利用组

主要负责档案参考资料的编纂和编制，负责年鉴校史编撰、人物、专题档案材料的收集、整理、立卷、编目与利用，宣传教育等。具体工作职责如下：              

1．负责起草编研工作的规章制度、工作计划、报告、总结；              

2．负责档案参考资料的编纂和编制；              

3．负责人物档案材料的收集、整理、立卷、编目与利用；              

4．负责学校重大活动档案的收集、整理工作；              

5．负责组织本单位档案学术研究工作；              

6．负责年鉴和校史编写；              

7．参与档案信息的录入工作；              

8．参与档案信息的统计工作；              

9．参加档案学术研究和交流活动；              

10．完成领导交办的其他各项任务。              

               

（五）信息技术组

主要负责档案管理系统的开发、维护、培训，档案信息网站、微信公众号及各类档案数据库的建立与维护。具体工作职责如下：              

1．负责起草档案信息技术工作的规章制度、工作计划、报告、总结；              

2．负责档案管理系统的开发、维护、培训和数据备份工作；              

3．负责电子文件网上归档工作的技术培训、管理，负责归档电子文件的整理、编目、保管、利用和电子档案的复制工作；              

4．负责库存纸质档案数字化，实现档案管理信息化；              

5．参与档案查阅利用；              

6．负责建立和维护档案信息网站、微信公众号及各类档案数据库；

7．负责保障本单位计算机等现代化设备的正常运转；

8．负责档案信息的录入工作；

9．参与档案信息的统计工作；

10. 参加档案学术研究和交流活动；

11. 参与年鉴、校史编撰；

12. 负责校史馆建设管理；

13. 参与兼职档案员培训；

14. 负责档案宣传培育；

15．完成领导交办的其他各项任务。

               

三、综合档案馆人员分工及联系方式

（一）主任              

姓名：张卫纲                

联系电话：0535-6903056                                          

办公地点：第一教学楼五楼515                                      

主要职责：主持综合档案馆全面工作。              

               

（二）信息技术科

姓名：杨洋              

联系电话：0535-6903534                                

办公地点：第一教学楼五楼515                    

主要职责：负责办公室工作；牵头负责档案信息化、数字化工作（档案系统、网站等）；党群、行政档案的收集、管理、统计、查询利用工作；负责党建工作；参与年鉴、校史编撰；负责校史馆建设管理；信息化文件制定；档案宣传培育。                

（党委办公室院长办公室、纪委监察专员办公室、党委组织部党校、党委宣传部、党委统战部、机关党委、党委学生工作部武装部、工会、妇委会、团委、发展规划与学科建设处、人事处、党委教师工作部、合作发展处、审计处、信息技术服务中心、后勤管理处、安全管理处、离退休工作处、图书馆、档案馆、校医院）

      

姓名：张其林              

联系电话：0535-6903534                                        

办公地点：第一教学楼五楼517                                    

主要职责：负责财务、基建、出版、外事、产品档案收集、管理、统计、查询利用工作；参与党群行政档案收集整理；参与校史馆建设管理；参与办公室工作（财务报销、办公用品购买和设备维护、固定资产管理、书刊报纸订阅等工作）。      

（国际合作与交流处、财务处、基建处、学报编辑部）      

       

（三）收集管理科

姓名：王英梅                

联系电话：0535-6916887                                        

办公地点：第一教学楼五楼518                                      

主要职责：学校教学（包括教务处、研究生处、招生就业处、成教学院和各二级学院）和学生档案收集、管理、统计、查询利用工作；兼职档案员培训；牵头负责全宗卷建设整理和档案统计；参与校史馆建设管理；库房建设管理等工作。

（教务处、研究生处、招生就业处、继续教育学院、创新创业学院）

姓名：温振鹏              

联系电话：0535-6903534                                

办公地点：第一教学楼五楼514                                      

主要职责：负责校友档案查询和利用；科研（科研处和研究所）、设备、实物、音像档案收集、管理、统计、查询利用工作；库房建设管理等工作。      

（科研处、资产管理处、煤炭经济研究院、半岛经济研究院、东亚社会发展研究院、金融研究院、儒商研究院）

 

（四）编研利用科

姓名：吴修芹                

联系电话：0535-6916190                                          

办公地点：第一教学楼五楼514                                      

主要职责：档案参考资料、年鉴、校史的编纂工作；人物、专题档案的收集、管理、查询利用工作；宣传教育工作。