高等学校档案工作规范

 

 

第一章  编制说明  

 

一、为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，提高档案干部的政治、业务素质，加强对高校档案工作的监督、指导，更好地开发利用档案信息资源，有效地为高校和社会主义建设服务，特编制本规范。

 

二、本规范以辩证唯物主义和档案学基本理论为指导，以档案工作的法律、法规、规章为依据，引入系统论的观点和现代化管理的方法，把高校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，充分吸取我国高校档案工作数十年发展的经验教训，源于实践，高于实践，既尊重历史，又有所创新；既突出共性，又照顾个性；既统一标准，又灵活运用。    

 

三、本规范是一个较重大的系统工程，涉及面广，熔法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一炉，把档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。

 

四、本规范是《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》的某些重要原则的具体化。上述法规属宏观、原则、概括的导向，偏重于“做什么”；规范则是根据高等学校档案工作的规律和特点，进行微观、具体、量化的落实，偏重于“怎样做”。

 

五、本规范与《高等学校档案实体分类法》配套使用，互为补充。引入、采用“高等学校档案”这一综合概念，编制了偏重于业务工作组织标准的总体规范《高等学校档案部门业务建设规范》；同时。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按党群、行政管理、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级类目设10个具体工作规范。声像载体档案由于其载体和幅面尺寸不同，有特殊的形成规律、内容特点和特殊的管理要求，我们为它单独列出工作规范。

 

六、本规范的体例。除总体的业务建设规范外，每个门类的工作规范均包括九个大项、四个附件。

 

九个大项是：

 

1．引言        

 

2．主题内容

 

3．引用标准

 

4．档案工作的基本原则

 

5．归档范围的确定    

 

6．文件材料的部门立卷和归档流程

 

7．档案的管理

 

8．档案开发利用的主要内容和方法

 

9．档案工作的各级岗位责任制

 

四个附件是：

 

1．归档范围和保管期限表

 

2．二级类目代号简表

 

3．案卷(装具)规格

 

4．常用表格、卡片

 

本规范依据的是已发布的国家标准，同时又考虑高校的实际，九大项中，归档范围、文件材料的部门立卷和归档流程两大项最能体现高校该门类档案的特色，其余有的部分如“档案的管理”等属于共性的，或《高等学校档案部门业务建设规范》已有明确规定的，则从简、标明见该规范的某条某款。

 

七、本规范编写中，我们对一些重大的技术问题是这样处理的：    

 

1．关于交叉问题的处理：    

 

我们的原则是，各门类档案关系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般归入相应门类档案保存；各门类档案中，除密不可分配套的声像材料外，其余均归入声像档案单独保存，在编号上用参见号的方式相互呼应，以方便查找利用。这样一来，行政管理类档案中，除综合性的外，教学(包括教务、研究生、成人教育)、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版、外事、财会等方面管理工作的文件材料就归入了相应各类，保持各类的相对的完整、准确、系统，显得更加科学，更便于管理和查找利用。对不设分室而对部分门类档案实行二级管理问题，尚需实践，宜慎重处理。

 

2．分类编号问题的处理：  

 

分类编号一是检索分类号，一是实体分类号，前者主要供分类标引，后者主要供组织馆藏。从理论上讲，二者应该有联系，也有区别。检索(信息)分类号，国家教委组织编制的《中国档案分类法––教育档案分类表》，已作了规定。实体(排架)分类号，按国家教委组织编制的：高等学校档案实体分类法》处理。充分考虑高校档案工作的历史、现状和未来，考虑这些年来档案学理论和实践的发展，考虑到国家标准的新要求，既科学又实在，既简明又概括。归纳起来，主要是这么几层意思：A、根据各类档案的领域范畴、形成规律和内容特点，溶类目体系和归档范围为一体，分别编制用于档号的二级类目代号简表；B、分类号由一级类目代号和二级类目代号组成；C、从一个学校档案部门最好用统一的档号模式的认识出发，在比较了国内通行的“文书档案”和“科技档案”的档号内涵之后，确定档号；年度号+分类号+案卷号。这只是一般而言，如一个档案部门有多个全宗的，原则上还应在前后加上“全宗号”。

 

3．关于排架问题的处理：

 

在编定档号之后，一律按档号排架，而不是通常的按保管期限排架。《规范》在考虑了高等学校档案的归宿，它的成套性特点，它们彼此之间的有机联系之后．大胆在一个卷内把文件材料划定不同的保管期限，在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列。将来鉴定时，只需把该销毁的部分清出来即可，这样既方便插卷调整，又不缺号、不空档。

 

4．关于常用表格、卡片和案卷(装具)规格问题的处理：

 

我们的原则是少而精，各类档案的案卷(装具)、表格、卡片，从通用、节约、方便、易懂考虑，其规格尺寸都应既符合国家标准，又能体现高校特点。能通用者尽量通用，有特殊要求者从严控制。本规范所列的这些案卷(装具)、表格、卡片，由高校档案部门自行决定采用。

 

 

 

第二章  高等学校档案部门业务建设规范  

 

1.引  言  

 

1.1  为了加强高等学校档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化，提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制订本规范。  

 

1.2  本规范为评估学校档案工作的重要依据之一。  

 

1.3  本规范适用于高等学校档案部门。中等职业技术学校可参照执行。  

 

2.高等学校档案工作的基本原则    

 

2.1  高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属高等学校档案。  

 

2.2  高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学校评估的重要内容之一。  

 

2.3  高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。  

 

2.4  高等学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度．纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。  

 

2.5  高等学校应有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案干部具体承办。  

 

2.6  高等学校要把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。  

 

2.7  高等学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。  

 

3.高等学校档案部门的任务  

 

3.1  贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。  

 

3.2  制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。  

 

3.3  负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。  

 

3.4  开展档案的开放和利用工作。  

 

3.5  参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。  

 

3.6  参加档案工作协作、学术研究和交流活动。  

 

3.7  培训全校专(兼)职档案工作人员。  

 

3.8  开展档案宣传工作和利用者教育活动。  

 

3.9  完成学校领导交办的其他任务。  

 

4.高等学校档案部门的制度建设    

 

4.1  综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。  

 

4.2  立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。  

 

4.3  档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。  

 

4.4  档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。  

 

4.5  档案统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。  

 

4.6  开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。  

 

4.7  未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。  

 

4.8  档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。  

 

4.9  档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。  

 

5．高等学校档案干部素质要求

 

5.1  高等学校档案部门应配备政治上可靠、具有高中以上(大部分应为大专以上)文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案干部。  

 

5.2  高等学校档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策，公正廉洁、严守党和国家机密。    

 

5.3  高等学校档案干部要热爱档案专业，忠于职守、埋头苦干，全心全意为人民服务。  

 

5.4  高等学校档案干部要认真学习档案专业知识，管理科学知识，还要学习自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。  

 

5.5  各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定，一般不要轻易调离档案部门。  

 

6．档案的收集

 

6.1  收集范围  

 

6.1.1  学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料：  

 

6.1.1.1  《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料；  

 

6.1.1.2  反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料；  

 

6.1.1.3  征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料；  

 

6.1.1.4  校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。  

 

6.1.2  建国前学校的各类档案。  

 

6.1.3  并入学校的单位的档案。  

 

6.1.4  上级决定由本馆(室)保管的撤销单位的档案。  

 

6.2立卷归档分工    

 

6.2.1  部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。  

 

6.2.2学校分管某个方面工作的校领导，各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。  

 

6.2.3  全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。  

 

6.2.4  立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠拢。  

 

6.3  案卷的质量要求  

 

6.3.1  各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。  

 

6.3.2  卷内文件材料必须准确反映高等学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于30年保存。    

 

6.3.3  管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。  

 

6.3.4  专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各工作规范。    

 

6.3.5  在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。    

 

6.3.5.1  确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：    

 

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

 

凡反映学校一般工作活动，在30年内对学校和社会有查考利用价值的，列为30年保管；

 

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

 

6.3.5.2  对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。  

 

6.3.6  卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。  

 

6.3.7  立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装订，一般不超过200页；当问题单一、文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。  

 

6.3.8  卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。  

 

6.3.9  每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。  

 

6.3.10  卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。  

 

6.3.11  案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。  

 

6.3.12  要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。  

 

6.3.13  除有特殊要求的外，档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭式，规格为300毫米×220毫米，厚度由各校自定，一般为10、15、20、30、40、50、60毫米或自定；表格用纸为260毫米×185毫米，卡片为125毫米×75毫米，用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。  

 

6.4  归档时间和手续    

 

6.4.1  党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。  

 

6.4.2  教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。  

 

6.4.3  科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。  

 

6.4.4  随时接收上级规定应接收的档案。  

 

6.4.5  接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。  

 

7.档案的整理  

 

7.1  划分全宗  

 

7.1.1  档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。  

 

7.1.2  建国前档案有两个以上全宗的，按全宗分别整理。  

 

7.1.3  建国后各校形成的包括各门类和载体的档案，全宗名称不因学校名称变动而改变。    

 

7.2  档案的分类、编号、排架  

 

7.2.1  档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。有检索分类号和实体分类号(档号)。    

 

7.2.2  检索分类是按专题、类别，系统揭示档案内容，属大范围组织检索工具的分类，其编号按《中国档案分类法––教育档案分类表》确定。  

 

7.2.3  实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号，排架组织馆藏。  

 

7.2.4  档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。  

 

7.2.5  档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。  

 

7.3  档案检索工具的编制  

 

7.3.1  案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。  

 

7.3.2  从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：档案馆(室)指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引，有条件的学校，还应按《档案著录规则》要求编制人物卡片、著录卡片及资料目录。  

 

8．档案的计算机管理

 

8.1  档案部门应纳入学校自动化信息管理网络，积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力、  

 

8.2  计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机，软件编程语言为关系型数据库系统，输出设备为较为先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。  

 

9．档案的保管    

 

9.1  库房要求  

 

9.1.1  新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。  

 

9.1.2  库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。  

 

9.1.3  库房标准温度为14～24℃，标准相对湿度为45–60％。  

 

9.2  档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步设置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。  

 

9.3  案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。    

 

9.4  案卷应依档号顺序排放，库房框架应编顺序号，各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。    

 

9.5  档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。  

 

9.6  声像载体档案的保管，按本规范第四章执行。  

 

10．档案的鉴定和统计    

 

10.1  档案部门要按规定进行鉴定    

 

10.1.1  档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。  

 

10.1.2  在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。    

 

10.1.3  销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。    

 

10.2  档案部门要确定专人负责统计    

 

10.2.1  建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据，按省、市档案部门和院校主管部门的要求及时报送各种报表。    

 

10.2.2  按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。    

 

10.2.3  对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。    

 

11．档案的开放利用    

 

11.1  档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供利用，起好领导和有关部门的助手和参谋作用。    

 

11.1.1  要充分发扬各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定题跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。    

 

11.1.2  馆(室)内应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。    

 

11.2  珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。    

 

11.3  已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，未建馆的不向社会开放。其他单位或个人需利用时，应持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后，方可查阅。科技档案开放利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的，还要报请校领导批准。  

 

11.3.1  对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限。  

 

11.3.2  利用开放档案，对国内利用者与台湾、香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求。  

 

11.3.3  开放档案，应另编目录和检索工具，供利用者检索。  

 

11.3.4  专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。  

 

11.4  利用手续  

 

11.4.1  凡利用馆(室)藏档案，均应按本馆(室)规定办理利用手续，填写《档案供阅登记簿》，对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。  

 

11.4.2  利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留馆(室)存查。  

 

11.4.3  对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。  

 

12．档案的编研和学术研究

 

12.1  高校档案部门应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。  

 

12.1.1  编研的重要参考资料包括：学校沿革表；历任校领导(含副职)职务名称及任免；学校各种基础数据{正编；年鉴、学校大事记(可与党办、校办合编)；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等)；重要会议简介等等。  

 

12.1.2  档案部门对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。  

 

12.2  高校档案部门要管好学校(校史)陈列馆(室)，加强与图书馆、博物馆(室)的联系，根据学校和社会需要，经校长批准，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。  

 

12.3  档案部门应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动，并起重要作用。