各院部、行政各单位：

根据《山东工商学院档案管理办法》要求，我校自   4月   20日   启动2015年度档案归档工作，请各单位将本部门2015年产生的、属归档范围的各类档案资料，按归档要求整理好移交综合档案室。现将具体事宜通知如下：      

一、归档范围  

1.凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围（各部门、单位归档范围见附件1）。  

2.归档材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。  

3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。  

4.若有2015年度以前未归档的档案，按要求分年度整理好一并归档。  

二、归档要求  

1.各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的管理，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。  

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。  

3.重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。  

4.归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。  

5.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。  

6.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。  

7.涉密与非密文件的移交目录应分开填写，其中涉密归档材料的移交目录请用涉密计算机打印或手填送交档案室。  

三、归档程序  

1.归档验收  

档案移交时，交接双方当面检查，档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。  

2.移交手续  

归档单位移交档案材料时必须填写“归档文件移交目录及备考表”，目录表一式2份（见附件2），加盖档案移交单位印章，交接双方签字，归档单位留存1份，档案室留存1份备查。  

3.归档时间  

（1）一般情况下各部门档案移交时间统一规定为4月20日—4月30日。  

（2）学籍档案在每学年年度结束后的11月底以前归档。  

（3）设备档案在设备验收完毕正常投入使用后归档。  

（4）财务档案可暂由财会部门保管2年，在会计年度终了后的第3年归档。  

（5）声像载体材料在完成制作后3个月内归档，照片档案在次年3月底以前归档。  

（6）获得市级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，若本单位利用率高,可在原单位暂存或随时移交档案室，但应完成实物档案目录的移交，具体事宜请联系综合档案室温振鹏老师（电话：6903534）。  

4.移交地点：综合档案室（办公楼一楼106室），联系电话： 6903534。  

附件1：各部门、单位归档范围  

附件2：归档文件移交目录  

附件3：备考表  

                                                                     综合档案室

                                                                      2016年4月19日